на «Пин Ап» компании Алматы Секьюрити Сервис
(site18.local)
Автоматизация бизнес-процессовпозволяет решать следующие задачи:
снижение трудозатрат на выполнение рутинных операций за счет использования роботов и программных алгоритмов. Например, оповещение клиентов о «Пин Ап» оплатить за оказанные услуги, получение обратной связи от клиентов, напоминание сотрудникам об их задачах.
повышение качества оказываемых услуг, за «Пин Ап» соблюдение всех регламентных операций;
повышение прозрачности работы компания за счет оцифровки процессов и предоставления информации соответствующим «Пин Ап» компании;
«Пин Ап» риска ошибок, обусловленных человеческим фактором, за счет напоминания и контроля со стороны информационной системы;
«Пин Ап» издержек: логистических, организационных, финансовых, за счет своевременной отработки по бизнес-процессам;
повышение устойчивости работы команды в условиях нестабильной внешней среды (например пандемия Covid19).
Автоматизацию бизнес-процессов в своей «Пин Ап» мы проводим с начала 2017 года на основе платформы Битрикс24, в которой реализована среда визуального программирования, делающая процесс программирования интуитивно понятным и доступным простому пользователю. Однако, к сожалению, в ней недоступны привычные профессиональному программисту инструменты, что усложняет поиск ошибок, оптимизацию алгоритмом и разработку сложных программ. Существенным преимуществом платформа битрикс24 является наличие мобильного приложения, которое упрощает процесс взаимодействия сотрудников с информационной системой компании.
Наш опыт автоматизации бизнес-процессов показал важность наличия в компании человека, «Пин Ап» умеет программировать бизнес-процессы. В нашей компании формализацией, программированием и отладкой бизнес-процессов занимается директор, то есть я: генерирую идеи автоматизации, реализую их, тестирую и совершенствую алгоритмы. Благодаря этому от момента формирования идеи, до её реализации проходит минимальный период времени: простые идеи в течение пяти минут.
Практика показала, что отдавать автоматизацию бизнес-процессов на аутсорсинг затруднительно, так как как при этом возникают потери времени при формулировании и разъяснении исполнителям технического задания, освоении созданных программных инструментов. А ведь процесс оптимизации бизнес-процессов носит непрерывный характер. Сложность описанного пути заставит задуматься и в результате отказаться от внедрения механизмов, в эффективности «Пин Ап» нет уверенности. К примеру, в нашем случае не прижились около 15% реализованных идей по автоматизации.
Насколько сложно освоить инструменты автоматизации бизнес-процессов на платформе Битрикс24? В нашем случае, при наличии достаточно хорошего опыта программирования, потребовалось около «Пин Ап» чтобы разобраться в соответствующих инструментах Битрикс24 посредством просмотра обучающих роликов и изучения примеров.
В Битрикс24 начиная с тарифного плана "Команда" (около 5т.₸. в месяц) доступны инструменты автоматизации бизнес-процессов и предлагаются типовые алгоритмы для наиболее востребованных процессов: отпуск, счет на оплату, командировочные и другие. Кроме того, имеется возможность настраивать роботов в CRM системе.
На сегодняшний день у нас автоматизированы следующие «Пин Ап»
счет на оплату;
отгул/больничный;
отпуск;
выдача/сдача наличных из/в кассу;
выполнение работ;
предупреждение/выговор/благодарность;
создание и расторжение договора;
компенсация ГСМ;
оценка загруженности компании;
проведение регулярного технического обслуживания систем безопасности на «Пин Ап»
сверхурочные;
учет средств производства;
прием на работу и увольнение;
Все бизнес-процессы работают по схожему принципу. Вначале инициатор вводит данные в стартовую форму и запускает бизнес-процесс. Затем алгоритм ставит задачи и дает задания участникам, оповещает сотрудников и клиентов и делает все необходимые действия по обеспечению ведения данного «Пин Ап»
Бизнес-процесс выполнения работ является самый сложным и объемным. Он запускается после подписания договора и имеет следующие стадии: выполнение работ на объекте, сдача работ заказчику, подготовка закрывающих документов, получение оплаты, подведение финансовых итогов, расчёт рентабельности и прибыли «Пин Ап» получение обратной связи от клиента. На каждом этапе происходит информирование всех участников посредством оповещений, задач и заданий, в том числе отправка соответствующих сообщений на электронную почту клиенту. После сдачи работ заказчику автоматически высылается инструкция и рекомендация по работе и обслуживанию установленной системы безопасности, а также предлагается заключить договор на техническое обслуживание.
Такие редкие бизнес-процессы как прием и увольнение характеризуется тем, что сотрудники забывают выполнять регламентные операции. Например при приеме на работу следует провести инструктаж по технике безопасности с получением соответствующих подписей, подписать соглашение об обработке персональных данных и договор о сохранении коммерческой тайны, а также провести многие другие мероприятия, которые не влияют на «Пин Ап» процесс, но их отсутствие может в будущем существенно «осложнить жизнь» компании.
Для повышения оперативности реагировании компании на нестабильность внешней среды в начале 2020 года нами создан бизнес-процесс, который ежедневно предлагает главному инженеру оценить загруженности компании по пятибалльной шкале (где пять - крайне высокая степень загруженности, один - очень низкая «Пин Ап» загруженности) и дает рекомендации и ставит задачи соответствующим сотрудникам. Например: уменьшить величину скидки при подготовке коммерческих предложений, отсекать низкомаржинальные заказы, снизить маркетинговые затраты, начать поиск нового сотрудника, провести обучение освободившихся инженеров.
Последнем нашим нововведением «Пин Ап» 2020 года) стала интеграция Битрикс24 с таблицами Google. Теперь алгоритмы бизнес-процессов и роботы CRM системы отправляют информацию в таблицы Google, где она сохраняется, анализируется и визуализируется посредством Google Data Studio.
Благодаря автоматизации бизнес-процессов мы оказались готовы к удаленной работе в период пандемии и успешно прошли период изоляции не «Пин Ап» деятельность ни на один день и не подвергнув излишнему риску наших сотрудников.
Рис 1: Фрагмент бизнес-процесса "Счет на оплату"
Автор: Ф.Белянин
19.09.2020
.svg)
